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SharePoint para Usuarios

16 Jul
16 julio, 2015

Usuarios SharePoint

SharePoint para Usuarios. Introducción.

Este post está dirigido a todos aquellos usuarios que se deben enfrentar con SharePoint pero que no son necesariamente del mundo del desarrollo de software o las tecnologías de la Información. Es una introducción, una visión general de la plataforma enfocada en los usuario finales o usuarios administradores. El objetivo por lo tanto, es que cualquier usuario pueda comprender cómo obtener el máximo rendimiento de una herramienta como es Microsoft SharePoint.

En este mercado global altamente competitivo e hiperconectado la comunicación y la participación dentro de las organizaciones se ha convertido en un elemento crítico para las empresas. En ese camino las empresas utilizan herramientas que les permitan tener información centralizada y accesible para todos sus empleados, proveedores y clientes. Microsoft SharePoint es una de las herramientas corporativas que resuelve gran parte de estas necesidades.

Pilares básicos: Colaboración. Comunicación. Gestión documental.

¿Qué es específicamente Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es considerado como un EMS, Enterprise Content Management. Un sistema de software, plataforma, que permite centralizar toda la información de una organización, tener control sobre las versiones de documentos, compartir contenido con otros miembros, tener un control de acceso a la información, etc., y todo ello de manera muy sencilla e intuitiva a través de un explorador web. (Ej.: Internet Explorer).

Cuenta con un Frontend para la visualización de los contenidos y un Backend para la administración y gestión de los contenidos y funcionalidades básicas. Similar a cualquier CMS (Content management system).

El header del Backend de SharePoint (Ribbon) es similar al de todos los productos de Microsoft. Como el Word, PowerPoint, Excel, etc.  y permite trabajar con todas las herramientas típicas de estos productos. Edición de texto. Copiar y pegar. Cargar Imagen. Ajustar imágenes. Guardar. Publicar. Borrar. Nueva Carpeta, etc.

Ribbon SharePoint - Brandnatics

Como se menciona en los párrafos anteriores SharePoint tiene diferentes niveles de administración y, para cada uno de estos requiere de diferentes niveles de habilidad técnica. Sin embargo si los futuros usuarios de este sistema ya trabajan comúnmente con otros programas o sistemas de Microsoft, como Word o Excel, entonces no tendrán ningún problema para la administración de un sitio de SharePoint.

En el año 2006 Microsoft posiciona a SharePoint como su solución de ECM. Si bien definir a SharePoint como un ECM es un punto discutible, no hay dudas de que ha sido la solución más utilizada dentro de las empresas para la gestión de sus contenidos.

Cada nueva versión del sistema fue sumando nuevas funcionalidades y capacidades a la plataforma. Las versiones se lanzan con un intervalo de aproximadamente tres años entre sí. SharePoint 2003-2007-2010-2013 y, SharePoint Online. La última versión hasta el momento que viene incluida dentro del paquete de soluciones provistas por Office 365°.

¿Cuáles son los usos más comunes de SharePoint dentro de las empresas?

  • Intranet Corporativas: se utiliza para el desarrollo de portales corporativos, Intrantes, con foco en la comunicación, la gestión y colaboración. (B2E) Business to Employee
  • Portales Web: portales y sitios web de cara a los usuarios finales, con una potente gestión de contenidos. (B2C) Business to Consumer
  • Extranets: sitios Web para la gestión y el trabajo colaborativo con clientes y proveedores de la organización. (B2B) Business to Business

Lograr consolidar bajo un misma plataforma, la gestión, la colaboración y, el contacto con proveedores y clientes conlleva grandes beneficios para una empresa. Tanto a nivel de los costos, como del Know how necesario para la gestión de los usuarios de la plataforma.

Brandnatics - Intranet SharePoint - ejemplo

Esta imagen presenta un ejemplo de un Portal corporatcio desarrollado en SharePoInt. (Fuente: Microsoft.com)

Funcionalidades destacadas de SharePoint 2013. 

  • Gestión documental: gestión de calidad o de incidencias y peticiones, de proyectos, lanzamientos de productos, comités.
  • Interface amigable de usuario: Dashboard, cuadros de mando, gestión de procesos.
  • Indicador clave de rendimiento (KPI): Una característica de SharePoint, es que proporciona una visualización rápida de la información de los negocios que la organización considera indicada presentar a sus diferentes públicos. La información se incrusta fácilmente en los sitios Web de SharePoint.
  • Servicios de conectividad empresarial: es una característica de SharePoint que se conecta a la línea de negocios y muestra los datos que se contienen en el entorno de SharePoint. Los datos pueden ser manipulados (leer y escribir) directamente desde la plataforma.
  • Bibliotecas de documentos: es un mecanismo para almacenar el contenido dentro de SharePoint. Una biblioteca de documentos ofrece la gestión controlada de los contenido disponibles de una empresa (que incluye el documento de check-in y check-out, control de versiones, seguridad y flujo de trabajo).
  • Insights: SharePoint pone información disponible para su consumo, explotación desde diferentes fuentes de datos. (Documentos, Internet, Publicaciones, Bases de datos, etc.)
  • Responsive Design: La plataforma ya vienen preparada para adaptarse al tamaño y formato de los distintos dispositivos.

            Yammer:  red social laboral

  • Communitys: SharePoint 2013 se integra nativamente con la red social laboral Yammer. Esta solución de red social laboral adquirida por Microsoft en el 2012, posibilita agregarle a nuestra Intranet una solución de red social corporativa muy fácilmente.

 

 

 

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