Slider by IWEBIX

¿Por qué fracasan los proyectos SharePoint?

29 may
29 mayo, 2015

Brandnatics - SharePoint

¿Por qué fracasan los proyectos SharePoint?  

Cómo implementar una Intranet corporativa, un Portal Web o una Extranet en SharePoint y no fracasar en el intento. Principales razones que los usuarios debemos tener en cuenta.  

La información aquí presentada es una extracción de los puntos más relevantes de la encuesta anual realizada por la AIIM, a 400 empresas de EEUU con implementaciones SharePoint como  ECM (Enterprise Content Management – Gestor de Contenidos).

Si bien los datos aquí presentados corresponden a usuarios de SharePoint en EEUU, la información es reveladora. Ya que pone luz sobre los principales inconvenientes y trabas a superar en una implementación de SharePoint, sea en una Intranet Corporativa (B2E), en Portales Web (B2C), o en Extranets (B2B)  e independientemente del país, la posición dentro de la empresa o área en la que se encuentre el responsable de llevar a cabo esta tarea.

Las problemáticas parecen ser universales y cruzar a toda la compañía.

Principales razones para no alcanzar el éxito en un proyecto SharePoint:

  1. La alta dirección no apoya el proyecto ni hace cumplir los objetivos planteados para este tipo de implementaciones.
  2. La falta o inadecuada formación de los usuarios sobre el manejo de la herramienta SharePoint.
  3. Falta de planificación general y de compromiso.
  4. Por último, resistencia por parte de los usuario al cambio y a la adopción de la nueva solución de ECM.

Brandnatics - SharePoint - Cuadro1(N = 180 proyectos estancados o fallidos)

Datos Clave

  • Problemas de Adopción y Estrategia: el 26% de los encuestados afirman que su proyecto en SharePoint se ha estancado, y el 37% ha tenido problemas para cumplir con sus expectativas originales, y el 63% tiene instalaciones que están por debajo de lo esperado.
  • Un 37% de los encuestados siente que su proyectó en SharePoint está avanzando, pero solamente el 11% siente que su proyecto ha sido un éxito.
  • El 53% de los encuestados ve un aumento paulatino en la participación de los usuarios. Sin embargo solamente el 23% ha logrado llegar a que la adopción de los usuarios internos sea efectiva. El 15% tiene problemas con la adopción de la herramienta.
  • El 25% de las empresas encuestadas ha tomado la decisión de seguir los proyectos en torno a la solución SharePoint. Para el 22%, SharePoint sigue siendo en el futuro próximo su ECM elegido. El 28% planifica utilizarlo en los próximos años – por lo que en total, el 75% sigue comprometido con esta solución. Y solamente el 8% está buscando otra solución para remplazar a SharePoint.
  • Para el 42%, SharePoint 2010 sigue siendo la versión más popular. Un 22% de los encuestados tienen instalado la versión 2013. En cuanto a SharePoint en la nube, el 6% ya estaría pensando en SharePoint online. Esta versión viene incluida dentro del paquete de office 365°.

Temas que se repiten:

Los entrevistados opinaron. “No preparamos a nuestra gente para usar SharePoint, ni cómo organizan sus contenidos. Nuestro único plan fue implementar SharePoint” Otra problemática común y recurrente es que el área de tecnología o desarrollo de las empreas maneja y controla el proyecto sin involucra desde su comienzo a los usuarios del sistema.

” se trata de un sistema que lo maneja y es propiedad de TI. Y se está desarrollando sin una evaluación de las necesidades del negocio “.

Conclusiones y lecciones aprendidas

Como se menciona en los párrafos anteriores, dentro las empresas encuestadas, la mayoría de los proyectos de implementación de una solución basada en SharePoint sufren de altas expectativas y bajos resultados.

Por lo que la problemática que rodea a SharePoint como ECM parece ser, particularmente, el poco apoyo de los directivos de las organizaciones, la mala planificación inicial, la creciente complejidad del proyecto y, la agravante falta de capacitación de los usuarios.

En comparación con la encuesta de 2013, el número de organizaciones que a reportando un factor de éxito sobre un proyecto en SharePoint ha aumentado levemente del 6% al 11%. Por otro lado se ha producido un leve aumento, de 33% a 37% , de los responsables de SharePoint que aún están luchando con su proyecto.

Otro 26% siente que su proyecto se ha estancado un poco, de modo que en general, el 63% tiene algún motivo de insatisfacción.

SharePoint es un producto/plataforma de desarrollo con 14 años en el mercado y una base de usuarios muy grande y diversa a nivel mundial. Sin embargo los resultados muestran que una de las quejas más comunes sigue estando relacionada con el área que lleva a cabo el proyecto y la cual tiene generalmente el control, el área de tecnología.

“Una y otra vez hemos oído que SharePoint ha sido un proyecto de TI, y no un proyecto empresarial”

Por lo que es necesario definir desde el comienzo políticas claras para la gestión de la información, plan de implementación, plan de capacitación a usuarios y responsables de la gestión de los contenidos, definición en los usos de las taxonomía y los metadatos, etc.

Otro tema común es que SharePoint al ser una plataforma muy flexible, y potencialmente con muchas funcionalidades. Los usuarios suelen tener expectativas muy altas y una visión simplista de la implantación de esta herramienta. Por lo tanto es necesario acotar el alcance del proyecto, capacitar a los usuarios desde el inicio del proyecto, involucrar a las distintas áreas y, planificar desde el comienzo la implementación.

SharePoint seguirá como el ECM corporativo.

A pesar de todo lo mencionado el 75% de los encuestados todavía tienen un fuerte compromiso para hacer que SharePoint termine de ser la herramienta de manejo de contenidos dentro de la empresa. Incluso entre el resto de los encuestados no existe una idea de cambiar de plataforma, un 3% tiene la intención de cambiar, y solamente un 5% está abierto a analizar nuevas opciones.

Más datos claves: resumen.

Versión Cloud

- 43% está contentos con el Roadmap de los productos de Microsoft, pero el 49% está preocupado por la pérdida de enfoque en la versión on-prem. El 20% siente que SharePoint está amenazado por los sistemas de Nube aparentemente más modernos. La falta de apoyo en la soluciones móvil y, el difícil acceso externo ha frustrado al 35%.

- Para el futuro, el 34% tiene el plan de moverse a SharePoint 365 / Online. Todo el contenido (7%), la mayoría (10%), o alguno (17%). Del resto, el 15% tiene el plan de usar la nube privada (11% como híbrido), el 14% se quedará en prem, y el 36% está indeciso.

- Esto representa casi el doble de las intenciones de ir a la solución en la nube desde la última encuesta realizada en 2013 por AIIM.

Add On Products

- El 15% de las implementaciones mantienen a SharePoint en su versión estándar (out of the box). El 39% ha trabajado en su personalización. Un tercer uso interno o personalización desarrollada externamente, y el 36% utiliza productos de terceros add-on.

- La utilización de la funcionalidad de Flujos de Trabajo y BPM son las funcionalidades más populares utilizadas, seguidas por los metadatos y la taxonomía, las herramientas de colaboración, la búsqueda facetada y la integración con Outlook.

- Las funcionalidades con mayor tasa de crecimiento son las herramientas de limpieza de datos, y la firma digital.

Integración

- Sólo el 14% ha integrado a SharePoint con otros sistemas. El 13% tiene conexiones con el CRM y, el 12% lo integró con sistemas de gestión. Menos del 10% tiene algún tipo de integración con los sistemas ERP o de Finanzas.

- El 15% utiliza a SharePoint como su portal de búsqueda y acceso a otros repositorios, pero el 44% están planeando utilizarlo en esa dirección. La gobernabilidad, la seguridad y los metadatos son el mayor problema.

Gestión y actualización de la Información – (Information Governance)

- Para el 23%, con una cuidadosa puesta en marcha, SharePoint puede cubrir sus necesidades de gestión de registros.

- El 15% personaliza el uso de la gestión documental, un 16% utiliza para esto complementos de 3 ª partes. 17% tenían un sistema de RM dedicado, pero la mayoría (12%) no está conectado a SP. 29% no diferenciar entre registros y otros contenidos.

- 48% aún tienen trabajo por hacer para lograr alinear SharePoint con sus políticas , y el 19% no están alineados en absoluto.

Para ver los datos de la encuesta ir a: www.aiim.org

 

Share the joy
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Tags: , , ,
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>