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El Community Manager hacia el interior de las organizaciones.

16 abr
16 abril, 2015

Intranets Community Manager - Brandnatics

Comunicación Interna: El Community Manager hacia el interior de las organizaciones.

La promoción de los contenidos y el conocimiento dentro de la organización.

“Si la gente no utiliza la Intranet todos los días, eso es un signo en sí mismo, un signo de que no es lo suficientemente buena” Jakob Nielsen

Esta reflexión del gurú en usabilidad y especialista en usabilidad en Intranets Corporativas Jakob Nielsen, sirve como puntapié inicial de este post.

El desarrollo e implementación de este tipo de herramientas de comunicación interna es muy útil. Pero, para que estas sean exitosas deben estar acompañadas de una visión estratégica comunicacional similar a la de cualquier otro medio de comunicación a cargo de la empresa. Pensemos sino en los medios Online como el Sitio Web institucional, la pagina corporativa en LinkeIn, la cuenta oficial de Twitter, la página en Facebook, en Instagram, etc.

Todos estos medios Online se encuentran enmarcados dentro de una estrategia de comunicación corporativa con acciones tácticas y, un plan de acción asociado ejecutado por un profesional. En el caso de una Intranet Corporativa la visión integradora entre el plan de Comunicación Interna y una persona especifica que lo ejecute, debería ser la misma.

Plan táctico de comunicación interna 

Si tenemos como objetivo tener una Intranet Corporativa que sea visitada y consultada diariamente por los empleados de la organización, porque no utilizar a un Community Manager que se enfoque en el mantenimiento y en la gestión diaria de los contenidos de la Intranet.

Muchas empresas tienen un community manager, una persona responsable de gestionar los perfiles públicos de la empresa en redes sociales. Una de sus principales responsabilidades es comunicar hacia el exterior información de interés para sus audiencias.

En el caso de una Intranet Corporativa o, en su versión superior una red social laboral, debería estar gestionada por esta misma persona y dentro del plan de comunicación interna. Ya que este conoce los lineamientos corporativos y las acciones concretas para generar interés en los usuarios. Las Intranets, a diferencia de los sitios Web, tienen el plus de permitirle al community manager y a los responsables de comunicación interna conocer en tiempo real lo qué está pasando en la compañía, para poder promocionar la información y el conocimiento que se considera relevante para el negocio. Conocimiento que de otra manera se perdería o no le llegaría a los usuarios clave de la organización.

El plan de acción que se presenta a continuación debería estar enmarcado dentro del plan estratégico de comunicación Interna, ya que es este el que integra y reúne a los distintos medios utilizados. (Ej.: House organ , Pizarras, Newsletters, Revista Internas, Eventos, etc.)

Son los responsables de la comunicación interna los que tienen una visión general de cada medio involucrados y los que tienen la capacidad de analizar los resultados de la performance de cada uno y  tomar decisiones sobre su rumbo.

A continuación se presenta una esquema orientado a la gestión y mantenimiento semanal de la Intranet Corporativa, dividido en acciones diarias y por actividad.

 

El contenido sigue siendo el Rey.

El  community manager tiene por lo tanto entre sus manos una serie de herramientas y posibilidades realmente importantes. Que le permitirían desarrollar, dentro de la estrategia general de comunicación interna, acciones comunicacionales muy innovadoras y productivas para la organización y sus objetivos.

A continuación se describen las funcionalidades y herramientas básicas que se incluyen en la versiones estándar de la soluciones más conocidas del mercado para el desarrollo de Intranets Corporativas. Herramientas World Class como Microsoft SharePoint 2013.

Time line o muro.

El Time Line es donde se concentra toda la actividad  social;  conversaciones, “likes”,  links a documentos  compartidos, feeds de fuentes externas, actualizaciones de Mysite, etc. Puede haber un time line general para toda la empresa, o pueden haber varios, uno para cada comunidad de usuarios, o micro sitio por área.

Wiki

Una wiki es una buena forma de almacenar y crear conocimiento de una forma colaborativa dentro de una organización. Cada entrada en la wiki es susceptible de ser editada por Notificación de incidencias, Etc.

Espacios de grupo.

Son espacios creados para los miembros de un proyecto, un departamento, etc. Su objetivo es mejorar la colaboración y el trabajo en equipo, proporcionándoles herramientas como una biblioteca documental, calendario compartido,  tareas, noticias, etc.

Integración con aplicaciones de negocio.

Existe una tendencia cada vez mayor a integrar la Intranet con otras aplicaciones como el CRM, ERP o Ia Web Corporativa. Mucha de Ia información contenida en estos sistemas, es susceptible de ser compartida, automáticamente y sin esfuerzo.

MySite

Los empleados tienen su propia página personal dentro de la Intranet, al estilo de la red social LinkedIn,  con información acerca de su experiencia, intereses y habilidades, información de contacto, grupos a los que pertenece, enlace a su blog, a sus cuentas de Twitter, etc. Es una excelente oportunidad para los empleados para posicionarse y darse a conocer dentro de la organización.

Microbloging.

Permite que los usuarios de la Intranet se comuniquen con el resto de la organización de una manera, breve, clara y concisa. Ideal para compartir ideas, links a páginas o documentos dentro y fuera de la intranet, etc.

El community manager puede gestionar estas publicaciones y enriquecerlas con su participación.

like & rating.

Ahora las plataformas del mercado (SharePoint 2013) permiten que los usuarios renqueen los documentos, post, comentarios, fotos etc. Like & rating, son dos excelentes formas de hacer que el contenido relevante salga a la superficie. Con un simple click, los usuarios de la intranet están ejerciendo su voto, valorando aquellos contenidos que consideran más útiles o de mayor calidad.

Búsquedas sociales.

En una Intranet, la documentación es importante, por no es la única fuente de buenas ideas e información. El contenido social generado por los usuarios, una entrada en un wiki, un comentario en el muro de una comunidad, un video, mi  perfil  de  Mysite  etc.  es  indexable  para  las  búsquedas.  Así  de esta manera,  el conocimiento informal que antes se perdía, ahora está disponible para toda la organización.

Co-Authoring.

Una propuesta a un cliente, un informe, una presentación. Hoy en día, el trabajo en equipo entorno a un documento,  es la norma en vez de la excepción.  El Co-authoring  permite  a  múltiples  usuarios  trabajar  a  la  vez  en  un  mismo documento, sincronizando los cambios automáticamente.

Comunidades.

Se pueden crear comunidades por departamento, por oficina, por grupo de interés, etc. Toda la información social compartida en una comunidad es privada y solo accesible por los miembros de esa comunidad. Un mismo usuario puede ser miembro de una o varias comunidades, y decidir en cada momento en qué comunidad quiere publicar.

Estadísticas de uso y participación de la Intranet.

Una de las herramientas más importantes que tiene una empresa para potenciar Ia participación de los usuarios en Ia Intranet, son las estadísticas de uso y el reconocimiento a los usuarios más activos o más valorados. Por ejemplo; el usuario de Ia semana, el contenido más consultado, etc.

Datos que pueden ser explotados por el community manager para generar interés y contenidos atractivo para los usuarios de una organización.

Acceso  desde dispositivos móviles (smartphones, tablets).

Los accesos a internet corporativa desde dispositivos móviles es mayor, en muchos casos, que desde las computadoras de escritorio. Por lo tanto, para que la Intranet no pierda sentido, es importante que los usuarios puedan entrar a visualizar el contenido cuando están fuera de la oficina.

La Intranet Corporativa es también la Intranet móvil.

 

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