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Dime cómo es tu Intranet y te diré cómo es tu empresa

06 Feb
6 febrero, 2014

 

DIME COMÓ ES TU INTRANET Y TE DIRÉ COMÓ ES TU EMPRESA.

Del análisis profundo de una Intranet corporativa comúnmente se puede extraer e identificar dos  aspectos centrales que definen a una organización y su cultura.

El primero aspecto son las características de la cultura de una organización reflejadas en la solución Intranet. La intranet funciona como una hoja de calco, donde las líneas directrices de la organización se reflejan claramente.

En segundo lugar y, relacionado con el punto anterior, se puede determinar el estadio madurativo que le corresponde a la Intranet corporativa.

De la evaluación de sus funcionalidades, de su nivel y apertura a la participación, de la cantidad de áreas de la organización representadas dentro de la intranet, de los distintos niveles de permisos y accesos que tienen los distintos usuarios, de la preponderancia de contenidos de la organización versus lo contenidos de los usuarios, de la posibilidad de interactuar con comentarios, dejar opiniones, votos, rankings, etc. Se podrá corroborar cómo es que la cultura de la organización impacta en las características de las Intranet y la relación directa que se genera con el modo de uso que los usuarios hacen sobre la Intranet.

Las características intrínsecas y particulares de cada organización, su cultura organizacional y las tensiones que están en juego dentro de una organización, definirán las características de la Intranet y la relación de los empleados con esta solución tecnológica.

Dado que por lo general en el proyecto de la Intranet participan distintas áreas de la empresa aportando su visión y su problemáticas. Suelen participar de este proceso las áreas de recursos humanos; las áreas de comunicación interna; las áreas relacionadas con la tecnología;  e inclusive en algunos casos proveedores externo especializado en el desarrollo de Intranets. Este tipo de proyectos que involucran a muchas áreas de una organización lo que se denomina un proyecto Cross Company.

Niveles madurativos de una Intranet corporativa.

Independientemente de la tecnología de desarrollo de una Internet corporativa, es muy difícil encontrar en una Intranet un único nivel madurativo en estado puro. Por lo general existe una convivencia entre los distintos niveles de maduración por los cuales transita la cultura organizacional y por ende su Intranet, predominando en cada caso un nivel sobre el resto.

Los estadios son acumulativos y progresivos. Estos se encuentran relacionados directamente con la maduración e idiosincrasia de la cultura de la organización.

El análisis exploratorio que he realizado en los últimos años nos permite dilucidar la relación que suele darse entre el la cultura de la empresa y nivel madurativo de su Intranet.

1-      Primer nivel: Comunicacional unidireccional.

  • De la organización a los usuarios. Los usuarios de la Intranet tienen la capacidad de interacción reducida, solo Lectura.
  • Espacios de participación moderada sin ida y vuelta. La gestión de la publicación y control de los contenidos se encuentra concentrada en un área específica. Gestión unificada.
  • Los espacios de trabajo colaborativo se encuentran cerrados.
  • La interacción que tienen el usuario es con los módulos, web parts, que presenta la Intranet.
  • Como ejemplo de web parts podemos encontrar: el buscador de Internos, el módulo de cumpleaños, la sección de noticias, la sección de beneficios, etc.   (Web Parts si hablamos de  Microsoft SharePoint).
2-      Segundo nivel: Comunicación y auto Gestión.
  • La comunicación se da en ambos sentidos, en este nivel suele agregarse a la Intranet las primeras funcionalidades de auto gestión, posibilitándole a los usuarios realizar algunas interacciones con la intranet. De esta manera los usuarios empiezan, por primera vez, a auto gestionar sus necesidades. Sin que nadie medie entre ellos y su necesidad.
  • La gestión diaria de los contenidos sigue estando concentrada en una área especifica. Gestión Unificada.
  • Ejemplo de esto podría ser: módulo para el pedido de vacaciones, acción que impacta directamente o se integra con el sistema de RRHH interno.

3-      Tercero: Colaboración y Productividad

  • A estas intranets se les suma  las funcionalidades descriptas anteriormente más las posibilidades que los mismo usuarios gestionen, generen y participen en áreas específicamente de desarrolladas dentro de la Intranet para tal fin.
  • La gestión y las actualizaciones de los contenidos de la Intranet se dan en forma descentralizadas, con focos múltiples e interrelacionados de participación. Publicación sincrónica.
  • Como ejemplos podemos destacar los TeamSites, que son micrositios que pueden ser activados por los usuarios con un fin determinado o para proyectos concretos. Permiten el trabajo colaborativo, y funcionan también como repositorios de documentos, etc.

4-      Cuarto: Capa social laboral. Red.

  • Por último el nivel integrador de todas las funcionalidades descriptas anteriormente. Son las Intranet corporativas que dentro de sus funcionalidades de Comunicación, Auto Gestión y Colaboración y Productividad integran una Capa social.
  • Esta capa social está pensada para implementarse dentro del circulo de actividades, contenidos, comentarios e interacciones que los usuarios ya están generando y que son relativos al desarrollo de las labores y trabajos inherentes a la organización.  Es por esto que se habla de capa social laboral y no de red social.

El objetivos de agregar dentro de la Intranet en donde se está  desarrollando “trabajo colaborativo” una capa social, es para potenciar y enriquecer la interacción y colaboración entre los usuarios, pero siempre bajo las políticas de uso de la compañía.

En estos niveles de apertura, como es  la capa de red social laboral, es un estadio en el cual se involucran muchos aspectos de los usuarios que superan el plano simplemente laboral. Se involucran muchas veces aspectos emocionales.

El balance perfecto de una intranet.

El balance perfecto entre comunicación, gestión, colaboración, apertura e innovación, se desprende del análisis de las tenciones dinámicas estructurales que conforman una organización. La Intranet corporativa deberá trabajar en la integración de esta tensión dinámica dentro de las organizaciones. Sea esta una organización empresarial, una organización gubernamental, una organización educativa o una organización sin fines de lucro.

La intranet es la interface que vincula la tensión que se provoca entre los Objetivos de la Organización y los Objetivos individuales de los Usuarios.

Por lo tanto, lo más importante al analizar una Intranet y su implementación, es comprender cuales son los objetivos particulares de cada organización y traducirlos en objetivos de comunicación generales y particulares sin perder el nivel de maduración de la organización en relación a la  Intranet.

No es posible esperar que una intranet solucione las problemáticas de comunicación interna, colaboración y productividad de una organización, cuando esta no da lugar a la interacción entre las distintas áreas y grupos de la empresa y no permite e impulsa la participación y el trabajo en equipo

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