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Archive for category: Comunicación

SharePoint para Usuarios

16 Jul
16 julio, 2015

Usuarios SharePoint

SharePoint para Usuarios. Introducción.

Este post está dirigido a todos aquellos usuarios que se deben enfrentar con SharePoint pero que no son necesariamente del mundo del desarrollo de software o las tecnologías de la Información. Es una introducción, una visión general de la plataforma enfocada en los usuario finales o usuarios administradores. El objetivo por lo tanto, es que cualquier usuario pueda comprender cómo obtener el máximo rendimiento de una herramienta como es Microsoft SharePoint.

En este mercado global altamente competitivo e hiperconectado la comunicación y la participación dentro de las organizaciones se ha convertido en un elemento crítico para las empresas. En ese camino las empresas utilizan herramientas que les permitan tener información centralizada y accesible para todos sus empleados, proveedores y clientes. Microsoft SharePoint es una de las herramientas corporativas que resuelve gran parte de estas necesidades.

Pilares básicos: Colaboración. Comunicación. Gestión documental.

¿Qué es específicamente Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es considerado como un EMS, Enterprise Content Management. Un sistema de software, plataforma, que permite centralizar toda la información de una organización, tener control sobre las versiones de documentos, compartir contenido con otros miembros, tener un control de acceso a la información, etc., y todo ello de manera muy sencilla e intuitiva a través de un explorador web. (Ej.: Internet Explorer).

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¿Por qué fracasan los proyectos SharePoint?

29 May
29 mayo, 2015

Brandnatics - SharePoint

¿Por qué fracasan los proyectos SharePoint?  

Cómo implementar una Intranet corporativa, un Portal Web o una Extranet en SharePoint y no fracasar en el intento. Principales razones que los usuarios debemos tener en cuenta.  

La información aquí presentada es una extracción de los puntos más relevantes de la encuesta anual realizada por la AIIM, a 400 empresas de EEUU con implementaciones SharePoint como  ECM (Enterprise Content Management – Gestor de Contenidos).

Si bien los datos aquí presentados corresponden a usuarios de SharePoint en EEUU, la información es reveladora. Ya que pone luz sobre los principales inconvenientes y trabas a superar en una implementación de SharePoint, sea en una Intranet Corporativa (B2E), en Portales Web (B2C), o en Extranets (B2B)  e independientemente del país, la posición dentro de la empresa o área en la que se encuentre el responsable de llevar a cabo esta tarea.

Las problemáticas parecen ser universales y cruzar a toda la compañía.

Principales razones para no alcanzar el éxito en un proyecto SharePoint:

  1. La alta dirección no apoya el proyecto ni hace cumplir los objetivos planteados para este tipo de implementaciones.
  2. La falta o inadecuada formación de los usuarios sobre el manejo de la herramienta SharePoint.
  3. Falta de planificación general y de compromiso.
  4. Por último, resistencia por parte de los usuario al cambio y a la adopción de la nueva solución de ECM.

Brandnatics - SharePoint - Cuadro1(N = 180 proyectos estancados o fallidos)

Datos Clave

  • Problemas de Adopción y Estrategia: el 26% de los encuestados afirman que su proyecto en SharePoint se ha estancado, y el 37% ha tenido problemas para cumplir con sus expectativas originales, y el 63% tiene instalaciones que están por debajo de lo esperado.
  • Un 37% de los encuestados siente que su proyectó en SharePoint está avanzando, pero solamente el 11% siente que su proyecto ha sido un éxito.
  • El 53% de los encuestados ve un aumento paulatino en la participación de los usuarios. Sin embargo solamente el 23% ha logrado llegar a que la adopción de los usuarios internos sea efectiva. El 15% tiene problemas con la adopción de la herramienta.
  • El 25% de las empresas encuestadas ha tomado la decisión de seguir los proyectos en torno a la solución SharePoint. Para el 22%, SharePoint sigue siendo en el futuro próximo su ECM elegido. El 28% planifica utilizarlo en los próximos años – por lo que en total, el 75% sigue comprometido con esta solución. Y solamente el 8% está buscando otra solución para remplazar a SharePoint.
  • Para el 42%, SharePoint 2010 sigue siendo la versión más popular. Un 22% de los encuestados tienen instalado la versión 2013. En cuanto a SharePoint en la nube, el 6% ya estaría pensando en SharePoint online. Esta versión viene incluida dentro del paquete de office 365°.

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El Community Manager hacia el interior de las organizaciones.

16 Abr
16 abril, 2015

Intranets Community Manager - Brandnatics

Comunicación Interna: El Community Manager hacia el interior de las organizaciones.

La promoción de los contenidos y el conocimiento dentro de la organización.

“Si la gente no utiliza la Intranet todos los días, eso es un signo en sí mismo, un signo de que no es lo suficientemente buena” Jakob Nielsen

Esta reflexión del gurú en usabilidad y especialista en usabilidad en Intranets Corporativas Jakob Nielsen, sirve como puntapié inicial de este post.

El desarrollo e implementación de este tipo de herramientas de comunicación interna es muy útil. Pero, para que estas sean exitosas deben estar acompañadas de una visión estratégica comunicacional similar a la de cualquier otro medio de comunicación a cargo de la empresa. Pensemos sino en los medios Online como el Sitio Web institucional, la pagina corporativa en LinkeIn, la cuenta oficial de Twitter, la página en Facebook, en Instagram, etc.

Todos estos medios Online se encuentran enmarcados dentro de una estrategia de comunicación corporativa con acciones tácticas y, un plan de acción asociado ejecutado por un profesional. En el caso de una Intranet Corporativa la visión integradora entre el plan de Comunicación Interna y una persona especifica que lo ejecute, debería ser la misma.

Plan táctico de comunicación interna 

Si tenemos como objetivo tener una Intranet Corporativa que sea visitada y consultada diariamente por los empleados de la organización, porque no utilizar a un Community Manager que se enfoque en el mantenimiento y en la gestión diaria de los contenidos de la Intranet.

Muchas empresas tienen un community manager, una persona responsable de gestionar los perfiles públicos de la empresa en redes sociales. Una de sus principales responsabilidades es comunicar hacia el exterior información de interés para sus audiencias.

En el caso de una Intranet Corporativa o, en su versión superior una red social laboral, debería estar gestionada por esta misma persona y dentro del plan de comunicación interna. Ya que este conoce los lineamientos corporativos y las acciones concretas para generar interés en los usuarios. Las Intranets, a diferencia de los sitios Web, tienen el plus de permitirle al community manager y a los responsables de comunicación interna conocer en tiempo real lo qué está pasando en la compañía, para poder promocionar la información y el conocimiento que se considera relevante para el negocio. Conocimiento que de otra manera se perdería o no le llegaría a los usuarios clave de la organización.

El plan de acción que se presenta a continuación debería estar enmarcado dentro del plan estratégico de comunicación Interna, ya que es este el que integra y reúne a los distintos medios utilizados. (Ej.: House organ , Pizarras, Newsletters, Revista Internas, Eventos, etc.)

Son los responsables de la comunicación interna los que tienen una visión general de cada medio involucrados y los que tienen la capacidad de analizar los resultados de la performance de cada uno y  tomar decisiones sobre su rumbo.

A continuación se presenta una esquema orientado a la gestión y mantenimiento semanal de la Intranet Corporativa, dividido en acciones diarias y por actividad.

 

El contenido sigue siendo el Rey.

El  community manager tiene por lo tanto entre sus manos una serie de herramientas y posibilidades realmente importantes. Que le permitirían desarrollar, dentro de la estrategia general de comunicación interna, acciones comunicacionales muy innovadoras y productivas para la organización y sus objetivos.

A continuación se describen las funcionalidades y herramientas básicas que se incluyen en la versiones estándar de la soluciones más conocidas del mercado para el desarrollo de Intranets Corporativas. Herramientas World Class como Microsoft SharePoint 2013. Read more →

Change Management

29 May
29 mayo, 2014

 

CHANGE MANAGEMENT

Hacia la gestión de la adopción de las soluciones tecnológicas de colaboración y productividad social dentro de una organización.empresarial.

Es importante comprender que la implementación de una solución de colaboración y productividad social dentro de una organización – Intranets Corporativas, Redes Sociales laborales, etc.- generarán en los usuarios un gran impacto y en muchos casos resistencia. Estos efectos deberán ser contemplados y analizados con antelación y tomados como parte fundamentales dentro del plan de proyecto de desarrollo e implementación de estas soluciones. Por lo que este tipo de proyectos deberían estar acompañados por una estrategia específica que contemple la Gestión del Cambio (Change Management) con el fin de aportar claridad entre los usuarios y vencer la resistencia interna al cambio.

¿Qué es el Change Management?

Es el proceso de trasformación organizacional, empresaria, integrada a nivel estratégico, cultural y organizacional dirigido a llevar a la organización a un nuevo estadio.

Como vemos, el proceso de Change Management no es solo reestructurar, reducir, adaptar, hacer reingeniería, realinear áreas funcionales e implementar el cambio cultural en la alta gerencia. Es todo eso, pero definido dentro de un tiempo acotado y bajo un método determinado.

Niveles que podemos encontrar.

  • Estratégico: Genera un replanteo del negocio.
  • Cultural: La trasformación tiene que ver directamente con los valores que impulsa los cambios dentro de una organización y en su estrategia general.
  • Organizacional: Es el replanteo de la estructura que busca adaptar a la organización al contexto.

Además de entender el proceso desde estos tres niveles, es fundamental reconocer que el cambio no es igual para todas las organizaciones. Depende de cómo es la empresa, que pretende ser y cuáles son sus aspiraciones reales.

Las fases para el armado de la estrategia de gestión del cambio son, básicamente: Diagnóstico, Análisis, Feedback, Acción y Evaluación.

Teniendo en cuenta los distintos niveles, las fases y el estilo propio de cada organización y su nivel madurativo respecto a este tipo de soluciones (ver más info) se puede establecer el rumbo correcto y gestionar el proceso de cambio de una manera lo más adecuada posible para que la implementación de una nueva solución llegue a buen puerto cumpliendo con todos los objetivos pautados.

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Dime cómo es tu Intranet y te diré cómo es tu empresa

06 Feb
6 febrero, 2014

 

DIME COMÓ ES TU INTRANET Y TE DIRÉ COMÓ ES TU EMPRESA.

Del análisis profundo de una Intranet corporativa comúnmente se puede extraer e identificar dos  aspectos centrales que definen a una organización y su cultura.

El primero aspecto son las características de la cultura de una organización reflejadas en la solución Intranet. La intranet funciona como una hoja de calco, donde las líneas directrices de la organización se reflejan claramente.

En segundo lugar y, relacionado con el punto anterior, se puede determinar el estadio madurativo que le corresponde a la Intranet corporativa.

De la evaluación de sus funcionalidades, de su nivel y apertura a la participación, de la cantidad de áreas de la organización representadas dentro de la intranet, de los distintos niveles de permisos y accesos que tienen los distintos usuarios, de la preponderancia de contenidos de la organización versus lo contenidos de los usuarios, de la posibilidad de interactuar con comentarios, dejar opiniones, votos, rankings, etc. Se podrá corroborar cómo es que la cultura de la organización impacta en las características de las Intranet y la relación directa que se genera con el modo de uso que los usuarios hacen sobre la Intranet.

Las características intrínsecas y particulares de cada organización, su cultura organizacional y las tensiones que están en juego dentro de una organización, definirán las características de la Intranet y la relación de los empleados con esta solución tecnológica.

Dado que por lo general en el proyecto de la Intranet participan distintas áreas de la empresa aportando su visión y su problemáticas. Suelen participar de este proceso las áreas de recursos humanos; las áreas de comunicación interna; las áreas relacionadas con la tecnología;  e inclusive en algunos casos proveedores externo especializado en el desarrollo de Intranets. Este tipo de proyectos que involucran a muchas áreas de una organización lo que se denomina un proyecto Cross Company. Read more →